Business Intelligence. Tablero de Control

Conocida por BI (siglas en inglés) su traducción literal es Inteligencia de Negocios y una definición formal podría decir que es el proceso de analizar los bienes o datos acumulados en la empresa y extraer una cierta inteligencia o conocimiento de ellos.Dentro de la categoría de bienes se incluyen las bases de datos de clientes, información de la cadena de suministro, ventas personales y cualquier actividad de marketing o fuente de información relevante para la empresa.

Para poder entender mejor el concepto BI, debemos pensar en términos de información más que en datos, algo que ya se comentó en Datos e Información. Entender las Diferencias. Y en ese sentido, los resultados que se analizan y las conclusiones que se obtienen, se proyectan en el mediano y largo plazo; ésta es una de las características de este concepto.

Esta nota, fiel al criterio de toda esta serie de artículos, está dirigida a personas que no son de sistemas. Por eso mismo vamos a simplificar bastante la idea y haremos incapie sólo en los puntos claves de todo el proceso.

BI se desarrolla sobre una arquitectura formada por dos modelos, uno lógico y uno físico. El primero tiene que ver con la información que se va a analizar y la definición de los indicadores que se usarán para tal fin. El modelo físico será todo el soporte de datos y procesos que de alguna forma alimentarán los sistemas encargados del análisis.

El modelo físico contempla a su vez tres áreas bien definidas. La primera la constituyen todos los archivos y bases de datos con los que interactúan los sistemas de gestión, por ejemplo facturación, proveedores, cuentas corrientes, etc. La segunda es un área intermedia, denominada staging area. Y la tercera es el repositorio, una base de datos denominada data warehouse, que dispone los datos de una forma apropiada para facilitar el análisis y las conclusiones.

Entre estas áreas físicas se ejecuta un proceso denominado ETL (Extraction Transformation Loading) que, como indica su nombre en inglés, se encarga de extraer los datos de los sistemas de gestión, la transformación y la carga del repositorio.

Dentro del modelo lógico encontraremos todas las herramientas que nos permitirán el análisis de los datos. Entre las más importantes tenemos las áreas del negocio o dimensiones, que pueden agruparse en jerarquías y los indicadores o métricas que son los valores numéricos sujetos al análisis.

A continuación se observa una imagen que muestra una de las formas en que pueden presentarse los indicadores. En este caso la ilustración se basa en medidores, que incluso marcan con colores las zonas de beneficios, intermedias y negativas.

La herramienta fundamental que nos mostrará en definitiva los resultados y sobre la que habrá que hacer los análisis y sacar las conclusiones, la contituyen los reportes. Estas herramientas pueden ser tabulados, gráficos de torta, de barras, etc, pero siempre reflejarán el resultado numérico en la forma que nosotros dispongamos para cada caso.

El conjunto de reportes, graficos y medidores constituyen lo que se denomina tablero de control (también conocido como dashboard). La función principal es la de tener a la vista, toda la información de atención crítica, con la versatilidad imprescindible para poder ver y analizar los datos desde distintintos ángulos.

Finalmente, digamos que en el mercado existen sistemas específicos, por ejemplo Microstrategy, que resuelven estos problemas, pero están pensados para grandes empresas o corporaciones que pueden solventar las licencias, cuyos valores están muy lejos del presupuesto de una pyme. No obstante y con un costo aceptable, es posible implementar procesos intermedios y reportes específicos que nos den una idea clara de las variables que queremos analizar, utilizando los mismos conceptos aquí expuestos.