La duplicación de datos

Supongamos la siguiente situación, que para nada es inusual. En la empresa se está ejecutando el sistema de facturación que implica la carga de los remitos, utilizando para ello un formulario por pantalla que cumple la función de entrada de datos. Una vez procesada toda la información se imprimen las facturas, los recibos y se hacen los backups, es decir las copias de respaldo.

Este proceso de facturación se repite diariamente siguiendo el ritmo de ventas de la empresa, pero una vez por semana se envía la información al estudio contable que se encarga de liquidar los impuestos. El programa de contabilidad requiere la carga de todos los comprobantes generados, entre ellos las facturas, datos que generalmente serán muy parecidos a los que se usaron en el proceso de facturación.

Esta situación simulada, se puede aplicar a gran cantidad de procesos, incluso a aquellos que se ejecutan entre distintos programas, dentro del mismo ámbito de la empresa. Esto trae aparejado una gran cantidad de dificultades que se van sorteando sobre la marcha, a la vez que de por si constituye un enorme generador de potenciales errores.

Ahora bien, qué podemos hacer para evitar o al menos minimizar esta tendencia ? En primer término habrá que hacer un relevamiento de todo el circuito administrativo, que incluya todos los procesos de gestión que son los encargados de generar la información. Esta tarea debe ser realizada por un profesional de sistemas quien deberá interpretar el flujo de los datos, detectar las duplicaciones y proponer las soluciones para cada caso.

Una de estas soluciones pasan por crear lo que se conoce con el nombre de interface. Una interface interactúa entre dos procesos, recibe algo del primero, lo procesa y lo devuelve adaptado al segundo. Siguiendo con nuestro ejemplo, el primer proceso es la facturación y el segundo la contabilidad, la interface tomaría de la factura los datos que necesita la contabilidad y evitaría una nueva carga.

Se pueden programar tantas interfaces como se requieran y la cantidad dependerá de qué tan cohesionados estén los procesos. A menor interrelación, mayor aislamiento, por lo que harán falta más módulos para transformar y adaptar datos.

Para finalizar, cabe acotar que esta nota abordó el tema de la duplicación en la carga de datos y cómo tratar de evitarla. Nada se dijo sobre la redundancia de información, que es algo diferente y de lo que nos ocuparemos en una próxima nota.