El Proceso de Mailing

Introducción

En el párrafo Lo importante no es que venga, sino que vuelva de la nota Ya tengo el sitio web, ahora qué ? hicimos una referencia, aunque sin mencionar el proceso. Allí introdujimos el concepto, del cual nos valemos como una fuerte alternativa, para llegar hasta nuestros asiduos visitantes.

El hecho que una persona regrese periódicamente a un sitio web, responde generalmente a la satisfacción que le genera la conjunción de una estética adecuada y un contenido de calidad. A mi mismo me pasa que, cuando utilizo un buscador para encontrar algún tema en particular, aparecen links hacia sitios y páginas que ya conozco.

En ese momento se produce una selección automática que me indica cuales son los sitios de mi interés y cuales los descartables. Y generalmente no me equivoco, porque confío en esos sitios y se que no me van a decepcionar. Y en un gran porcentaje es así, porque esos sitios web mantienen la calidad de sus contenidos a lo largo del tiempo.

Ahora bien, es importante que nuestros visitantes frecuentes se sientan partícipes y que el sitio web los distingue de alguna forma. Y es ahí donde entra en juego el mailing, concepto que va de la mano del boletín de novedades o NewsLetter.

Conceptos Básicos

Un proceso de mailing comienza con la registración voluntaria de los visitantes, un aspecto insoslayable para que el envío posterior de los mails no caiga en la categoría de spam o correo basura. Aunque aquí cabe una acotación, últimamente los servidores de correo, en el afán de proteger a sus clientes, anteponen la frase posible spam a cualquier correo que provenga de un lugar desconocido para el servidor, aún siendo conocido para el destinatario.

Una vez que el usuario visitante se registra, pasa a integrar una base de datos de Usuarios Registardos. Y aquí me detengo un poco para hablar de qué forma se piden los datos para registración dentro del sitio web.

Por experiencia personal, detesto los lugares donde me hacen llenar formularios kilométricos, sugiero que se pidan los datos mínimos y en lo posible mantener un buen nivel de anonimato del registrante. Un formulario acorde con esta premisa debería pedir la dirección de eMail, un nombre para la bienvenida y un área de interés, siendo éstos últimos datos opcionales.

Como pueden apreciar el único dato obligatorio es la dirección de eMail, que obviamente es única e irrepetible, con lo que la persona quedará perfectamente identificada. El nombre es para darle una bienvenida personalizada y el área de interés servirá más adelante si queremos hacer un mailing segmentado por temas.

Algunos Cuidados

Cuando un usuario ingresa la dirección de correo electrónico para registrarse, debemos tener preparada (programada) alguna forma de chequear lo que ha tipeado. Es difícil decir que una dirección de correo es válida en todo sentido, si no probamos con un envío para verificarla.

Sin embargo, las direcciones de eMail responden a un patrón de formación que debe respetarse. Por ejemplo, una dirección debe contener un símbolo arroba ( @ ), no puede contener tildes ni caracteres especiales, etc. Todo ésto se puede validar por programación y rechazar todo aquello que, al menos en su sintaxis, es erróneo.

Una dirección de eMail puede estar correctamente formada, pero sólo cumple con una condición para ser válida en todo sentido. Como paso siguiente, deberemos comprobar que esa dirección exista y además esté vigente. Ésto se puede hacer también automáticamente, aunque requiere un poco más de programación.

Cómo se hace ? el sitio registra provisoriamente al usuario y le envía un mail de confirmación a la dirección que ha ingresado, pidiendo que pulse un enlace preparado para activar la registración. En ese momento, dentro de la base de datos se cambia el estado, pasando de registración provisoria a permanente.

Una última recomendación, es incluir en nuestras NewsLetters una opción para que el usuario registrado pueda revocar la suscripción. Si bien no esperamos que ésto suceda, por una regla de cortesía, debemos poner a disposición este mecanismo para la baja.

Conclusiones

Hemos descripto como proceder con reglas formalmente aceptadas para incursionar en el mailing de un boletín de novedades. Y dentro de este contexto, vimos que la construcción de una base de datos confiable y consistente es uno de los pilares fundamentales del proceso.

Lo que resta es trabajar en el diseño de nuestra NewsLetter, colocar los contenidos y armar un proceso (nuevamente la programación) que se encargue tomar la direcciones de correo electrónico y envíe nuestras novedades en el cuerpo del mail.